Öffentliche Verwaltung sieht Digitalisierung als größte Herausforderung. Flüchtlingsthema erst an fünfter Stelle genannt.

Die öffentliche Verwaltung in Deutschland sieht die Weiterentwicklung von E-Government und Maßnahmen der Digitalisierung als ihre größte Herausforderung in den nächsten fünf Jahren an. Die Aufnahme und Integration von Flüchtlingen nennen Verantwortliche auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene hingegen erst an fünfter Stelle.

Dies sind Ergebnisse der deutschlandweiten Studie „Zukunftspanel Staat & Verwaltung 2016“ der Wegweiser GmbH Berlin Research & Strategy und der Hertie School, die heute zusammen mit dem Bundesministerium des Innern und der Berliner Senatsverwaltung für Inneres und Sport vorgestellt wurde. Zum vierten Mal befragte Prof. Dr. Gerhard Hammerschmid von der Hertie School für die Studie über 1.200 Verwaltungsstellen in Bund, Ländern, Landkreisen sowie Städten und Gemeinden mit über 20.000 Einwohnern. Die Erhebung konzentriert sich auf Status quo und geplante Investitionen in den Bereichen Verwaltungsmodernisierung, E-Government und Digitalisierung. Einen weiteren Schwerpunkt bildet in diesem Jahr die Erfahrungen der Behörden im Umgang mit der aktuellen Flüchtlingssituation.

Flüchtlingssituation hat nur bei Städten und Gemeinden Priorität

Angesichts der hohen öffentlichen Aufmerksamkeit für die Flüchtlingsthematik überraschend geringe 24 Prozent der Befragten sehen die Aufnahme, Unterbringung und Integration von Flüchtlingen als zentrale Herausforderung für die öffentlichen Verwaltungen an. Das Thema steht damit auf der Liste der wichtigsten Herausforderungen erst an fünfter Stelle. Allerdings besteht hier ein deutlicher Unterschied zwischen den Verwaltungsebenen: Während bei Städten und Gemeinden 36 Prozent dem Thema hohe Bedeutung zumessen, liegt der Anteil bei Bundes- und Landesverwaltungen bei unter 10 Prozent.

Als besonders herausfordernde Aspekte bei der Bewältigung der Flüchtlingssituation nennen die befragten Behördenleiter mehrheitlich die Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Helfern und gemeinnützigen Organisationen sowie der Privatwirtschaft. Auch Haushaltsplanung und Budget sind in diesem Zusammenhang eine große Herausforderung, wenngleich der Budgetdruck insgesamt nicht mehr so hoch beurteilt wird wie in den Vorjahren.

Die Flüchtlingssituation wird in der Verwaltung aber auch als Chance für Verbesserungen wahrgenommen. Fast die Hälfte der Befragten erwartet Impulse für behördenübergreifende IT-Lösungen und deren Abstimmung im föderalen System. Positive Auswirkungen werden zudem im Hinblick auf eine bessere fachliche Zusammenarbeit, die Prozessneugestaltung und die Modernisierung der IT-Systeme erwartet.

Fortschritte bei der Digitalisierung, aber Potenziale beim Einsatz innovativer Lösungen

E-Government und Digitalisierung nimmt den Spitzenplatz in der Liste der Herausforderungen ein mit 43 Prozent Zustimmung. Der Anteil der Behörden mit einer eigenen digitalen Strategie ist im Vergleich zum Vorjahr von 36 auf 37,5 Prozent (2014: 29,9 Prozent) weiter leicht gestiegen. Eine hohe Umsetzungsdynamik zeigt sich bei der Online-Bereitstellung von Behörden-Angeboten: Diese finden sich bei 76,8 Prozent der befragten Verwaltungen zumindest teilweise in Umsetzung und weitere 20,3% planen die Umsetzung. Schwerpunkte bilden hier die Digitalisierung der Informationsbereitstellung, der Antragstellung und des Meldewesens sowie Kfz-bezogener Dienstleistungen.

Wo steht Deutschland bei der Bereitstellung von E-Government-Lösungen? Hier dominieren nach wie vor DE-Mail, die elektronische Vergabe, die Digitalisierung des Rechnungswesens sowie die Umsetzung bzw. Planung der Elektronischen Akte. Im Hinblick auf innovative Lösungen wie Big Data und Cloud Computing zeigen sich die deutschen Behörden aber weiterhin zurückhaltend; mehr als 50 Prozent gaben an, den Einsatz nicht zu planen. Hier mangelt es möglicherweise auch an vergleichbaren Referenzprojekten, die zur Einführung entsprechender Lösungen anregen. Zudem wird dem Einsatz dieser Maßnahmen ein vergleichsweise geringes Potenzial für Einsparmaßnahmen attestiert. Gleichwohl mehren sich die Initiativen auf Bundes- und Landesebene, die den strategischen Einsatz von Big Data und Cloud Computing vorantreiben und die Verwaltungen fit für die Zukunft machen.

Wie im Vorjahr spielt die Interaktion mit den Bürgerinnen und Bürgern eine untergeordnete Rolle. 68 Prozent gaben an, Plattformen wie Online-Diskussionsforen nicht zu planen. Noch geringer ist der Anteil der Behörden, die die Umsetzung von Online-Petitionen planen (12 Prozent). 79 Prozent streben hier bisher keine Umsetzung an. Dies überrascht insofern, dass gerade bei der Umsetzung von Großprojekten auch von der Politik die frühzeitige und stärkere Einbindung der Bevölkerung gefordert wird. Etwas besser sieht es bei der Nutzung sozialer Medien zur Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern aus – 36 Prozent haben dies bereits umgesetzt. Allerdings plant fast ein Drittel der Befragten den Einsatz dieser Kommunikationsmittel aktuell (noch) nicht.

Nicht nur einfacher, sondern auch günstiger: Einsparpotenziale durch Digitalisierung

Die Digitalisierung und entsprechende E-Government-Anwendungen sollen sowohl den Zugang zu zentralen Verwaltungsleistungen vereinfachen und beschleunigen als auch interne Vorgänge optimieren. Gleichzeitig attestieren die befragten Behörden diesen Lösungsansätzen einen Beitrag zur Entlastung der Haushalte. Die Maßnahmen mit dem größten Einsparpotenzial sind aus Sicht der Verwaltungen die E-Akte und elektronische Vorgangsbearbeitung (79 Prozent), der Auf- und Ausbau des Online-Angebots von Behördendienstleistungen (55 Prozent) sowie die stärkere Standardisierung (z. B. von IT-Verwaltungsleistungen (46 Prozent).

Um die Potenziale der Digitalisierung auf Behördenebene noch stärker ausschöpfen zu können, sehen sich die Verwaltungen mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert. Als besonders relevant wird hier die Qualifizierung von Führungskräften und Mitarbeitenden in digitalen Kompetenzen (71 Prozent), aber auch die Führungskultur und Entscheidungsstruktur in einer Behörde (62 Prozent) sowie der Fachkräftemangel im IT-Bereich (60 Prozent) eingeschätzt. Es gilt also, nicht nur die technologischen Möglichkeiten auszuschöpfen, sondern auch die strukturellen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen - oder kurz gesagt: eine ganzheitliche Verwaltungsmodernisierung einschließlich eines kulturellen Wandels in den Behörden zu forcieren.

Wie dies gelingen kann, diskutieren etwa 1.300 Experten am 21. und 22. Juni 2016 auf dem „4. Zukunftskongress Staat & Verwaltung“ unter Schirmherrschaft des Bundesministers des Innern Dr. Thomas de Maizière im Berliner bcc.

„4. Zukunftskongress Staat & Verwaltung“ am 21. und 22. Juni 2016 in Berlin

Als Leitveranstaltung für E-Government & Digitalisierung versammelt der „Zukunftskongress Staat & Verwaltung“ seit 2013 einmal jährlich die zentralen Entscheidungsträger aus den verschiedenen Verwaltungsebenen sowie ausgewiesene Experten aus Wissenschaft, Industrie und Beratung. Der Zukunftskongress wird von der Wegweiser Media & Conferences GmbH Berlin unter Schirmherrschaft des Bundesministers des Innern Dr. Thomas de Maizière und in Partnerschaft mit Accenture, der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt), der Bundesarbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e. V. (Vitako) sowie zahlreichen institutionellen und privatwirtschaftlichen Partnern organisiert.

Ziel ist es, gemeinsam konkrete Lösungen für eine moderne und digitale Verwaltung zu erarbeiten. Ein zentraler Bestandteil sind die zwölf Zukunftsforen und die vier Zukunftswerkstätten, in die die Ergebnisse der hier vorgestellten Studie mit einfließen. Aufgeteilt in die folgenden vier Handlungsfelder werden die Modernisierung und Digitalisierung der Verwaltung ganzheitlich betrachtet:

> Handlungsfeld I: Aufbruch: Strategie, Werte & Recht

> Handlungsfeld II: Digitale Verwaltung: Strukturen, Prozesse & Dienstleistungen

> Handlungsfeld III: Finanzen: Investitionen, Effizienz & Transparenz

> Handlungsfeld IV: Arbeitswelt: Lernen, Führen & Verändern

Besondere Highlights des diesjährigen Zukunftskongresses sind u.a.:

> „Wie fördern wir den gesellschaftlichen Zusammenhalt?“ Diskussion mit Vertretern aus der Wirtschaft, Zivilgesellschaft und Wissenschaft, moderiert von Bundesinnenminister Dr. Thomas de Maizière

> Keynote der Bundesministerin der Verteidigung Dr. Ursula von der Leyen mit dem Titel „Führung und Reformfähigkeit“

> Keynote des Finanzministers des Landes Nordrhein-Westfalen Dr. Norbert Walter-Borjans mit dem Titel: „Steuergerechtigkeit braucht eine moderne Finanzverwaltung“

> 15. eGovernment-Wettbewerb – Preisverleihung

Weitere Informationen finden Sie auf der offiziellen Kongress-Website www.zukunftskongress.info. Die Studie „Zukunftspanel Staat & Verwaltung 2016“ ist im „Jahrbuch Innovativer Staat 2016“ veröffentlicht, das Sie über die Wegweiser Media & Conferences GmbH Berlin bestellen können (www.wegweiser.de).